The Sentry lưu ý những quy định cho doanh nghiệp khi đặt trụ sở chính tại Việt Nam

Việc lựa chọn địa chỉ trụ sở chính là một trong những bước quan trọng khi thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam. Địa chỉ này không chỉ phục vụ hoạt động liên lạc, giao dịch mà còn liên quan đến thủ tục đăng ký kinh doanh, tiếp nhận văn bản và thực hiện các nghĩa vụ pháp lý. Vì vậy, trước khi thuê văn phòng hoặc lựa chọn địa chỉ đăng ký, doanh nghiệp cần tìm hiểu những quy định hiện hành để hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động.

Một tòa nhà văn phòng có địa chỉ rõ ràng, có lễ tân và đội ngũ quản lý vận hành sẽ là tối ưu nhất khi bạn lựa chọn đặt trụ sở chính.

Điểm xuất phát là Luật Doanh nghiệp 2020. Theo luật, trụ sở chính phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính. Nói cách khác, đây phải là một địa chỉ cụ thể, có thể tìm thấy và nhận thư từ, công văn. Một tòa nhà văn phòng có địa chỉ rõ ràng, có lễ tân và đội ngũ quản lý vận hành sẽ đáp ứng yêu cầu này thuận lợi hơn nhiều lựa chọn khác.

Lưu ý quan trọng nhất nằm ở công năng của diện tích được thuê. Luật Nhà ở 2023 nghiêm cấm việc sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở. Hệ quả là doanh nghiệp không nên đặt trụ sở tại căn hộ của chung cư xây để ở. Với tòa nhà hỗn hợp, trụ sở chỉ nên đặt tại khối đế, khu thương mại hoặc khu văn phòng, tức phần diện tích đã được thiết kế, phân định riêng và phê duyệt cho mục đích kinh doanh. Do cách hiểu về vấn đề này chưa hoàn toàn thống nhất, phương án an toàn nhất là thuê diện tích có công năng văn phòng rõ ràng và yêu cầu bên cho thuê xác nhận điều đó trước khi nộp hồ sơ đăng ký.

Sau khi chọn được địa điểm, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Với văn phòng trong tòa nhà, việc này thường cần phối hợp với ban quản lý về vị trí và quy cách bảng hiệu, nên nên được trao đổi ngay từ đầu.

Một điểm khác doanh nghiệp hay nhầm là sự khác nhau giữa trụ sở chính và địa điểm kinh doanh. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác với nơi đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể đặt trụ sở ở trung tâm để thuận tiện giao dịch, đồng thời duy trì kho, cửa hàng hoặc nơi sản xuất ở địa điểm khác, miễn là đăng ký đúng quy định.

Khi doanh nghiệp phát triển và cần chuyển văn phòng, việc đổi địa chỉ phải được đăng ký. Thủ tục này hiện được quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, với cơ chế liên thông giữa cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh. Tùy loại hình, hồ sơ sẽ có các giấy tờ tương ứng. Chẳng hạn, với công ty cổ phần cần có nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Hồ sơ được nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, và cơ quan này có trách nhiệm hướng dẫn về hồ sơ, trình tự, thủ tục. Đáng chú ý, việc thay đổi địa chỉ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Không gian văn phòng hạng A của The Sentry được rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài lựa chọn làm địa điểm đặt trụ sở chính.

Với các doanh nghiệp đang tìm kiếm văn phòng tại TP.HCM, The Sentry cung cấp các giải pháp không gian làm việc linh hoạt, đáp ứng nhiều nhu cầu sử dụng khác nhau. Tùy theo mô hình hoạt động, doanh nghiệp có thể cân nhắc văn phòng riêng hoặc văn phòng chia sẻ để tối ưu chi phí, tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và thuận tiện trong quá trình vận hành.

Trước khi quyết định sử dụng địa chỉ của bất kỳ không gian làm việc nào làm trụ sở chính, doanh nghiệp nên trao đổi rõ với đơn vị cung cấp về hồ sơ pháp lý, điều kiện đăng ký địa chỉ và phạm vi dịch vụ đi kèm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức cần đáp ứng những yêu cầu pháp lý riêng.

Lựa chọn trụ sở chính không chỉ là quyết định về địa điểm mà còn là bước chuẩn bị cho hoạt động lâu dài của doanh nghiệp. Khi kết hợp giữa việc tuân thủ quy định pháp luật và lựa chọn không gian làm việc phù hợp, doanh nghiệp có thể xây dựng nền tảng vận hành ổn định, chuyên nghiệp và sẵn sàng phát triển trong tương lai.

Khách hàng có thể tìm hiểu thêm thông tin chi tiết tại website của The Sentry tại: https://thesentry.com.vn